Cara Berbagi Dokumen di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide

0


Produksi Vladimka/Shutterstock.com

Salah satu fitur terbaik dari aplikasi online seperti Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide adalah kemampuan untuk berbagi dokumen. Apakah Anda ingin? berkolaborasi secara real-time atau biarkan orang lain melihat dokumen, itu cukup mudah.

Namun, ada lebih banyak untuk berbagi dokumen Anda dari sekedar klik tombol. Bergantung pada apa yang Anda bagikan dan dengan siapa, Anda harus meluangkan waktu untuk mempertimbangkan izin berbagi. Haruskah orang lain memiliki kemampuan untuk mengedit dokumen? Apakah Anda ingin mereka dapat menambahkan komentar? Atau haruskah dokumen itu hanya lihat? Mari kita telusuri cara membagikan dokumen Anda dan opsi izin.

Atur Berbagi Dengan Orang Tertentu

Google menjaga semuanya tetap konsisten dalam hal berbagi di ketiga aplikasi. Jadi Anda dapat mengikuti langkah yang sama terlepas dari aplikasi yang Anda gunakan. Untuk cara ini, kami akan menggunakan Google Documents sebagai contoh.

Saat Anda siap, klik “Bagikan” di kanan atas. Atau, Anda dapat mengklik File > Bagikan dari menu.

Klik tombol Bagikan

Masukkan nama kontak atau alamat email orang yang akan Anda ajak berbagi. Anda dapat memasukkan lebih dari satu orang jika Anda mau. Perhatikan bahwa jika Anda berbagi dengan lebih dari satu orang dan menyesuaikan izin berbagi pada tahap ini, Anda tidak dapat mengatur izin satu per satu. Namun, Anda dapat mengubahnya per orang setelah Anda membagikan dokumen, yang juga akan kami bahas di bawah.

Bagikan dengan lebih dari satu orang

Sesuaikan Izin Berbagi

Di sebelah kanan, gunakan kotak drop-down untuk memilih izin. Anda dapat memilih Editor, Viewer, atau Commenter.

  • Editor: Mereka dapat membuat perubahan, menerima atau menolak saran, dan berbagi dokumen dengan orang lain.
  • Penonton: Mereka hanya dapat melihat dokumen. Mereka tidak dapat membuat perubahan atau membagikan dokumen.
  • Komentator: Mereka hanya dapat menambahkan komentar dan memberikan saran. Mereka tidak dapat membuat perubahan atau membagikan dokumen.

Pilih izin berbagi

Di atas adalah pengaturan izin default, tetapi Anda dapat membuat beberapa penyesuaian jika Anda mau. Di jendela berbagi, klik ikon roda gigi di kanan atas.

Di sini Anda dapat melarang editor mengubah izin dan berbagi. Dan Anda dapat menonaktifkan kemampuan pemirsa dan pemberi komentar untuk melihat tindakan unduh, cetak, dan salin. Hapus centang pada kotak untuk menghapus izin tersebut sesuai preferensi Anda.

Centang atau hapus centang pengaturan izin

Bagikan Dokumen

Setelah Anda menambahkan orang atau orang yang ingin Anda ajak berbagi dan mengatur izin, Anda dapat secara opsional mencentang kotak Beri Tahu Orang dan menambahkan pesan. Ini akan mengirim email kepada mereka untuk memberi tahu mereka bahwa Anda telah berbagi dokumen dengan mereka. Klik “Kirim.”

Bagikan dan beri tahu

Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang yang Anda bagikan di sini, pastikan untuk menghapus centang pada kotak Beri Tahu Orang dan klik “Bagikan”. Anda dapat memilih untuk melakukan ini jika Anda ingin memberi tahu mereka sendiri dengan tautan Anda sendiri ke dokumen.

Bagikan dan tidak ada pemberitahuan

Siapkan Berbagi Dengan Tautan

Jika Anda berencana untuk bagikan dokumen Anda dengan banyak orang, Anda memiliki opsi untuk mengambil tautan ke dokumen sebagai gantinya. Dan dengan opsi ini, Anda juga dapat mengatur izin.

TERKAIT: Cara Membagikan File Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide sebagai Halaman Web

Klik “Bagikan” dan kemudian klik di dalam area Dapatkan Tautan di jendela Berbagi. Anda kemudian memiliki dua opsi di kotak drop-down, Terbatas dan Siapapun Yang Memiliki Link.

Dapatkan bagian Tautan untuk berbagi

Menggunakan Terbatas dalam hubungannya dengan menambahkan orang-orang tertentu di area di atas. Ini membatasi siapa pun selain orang yang Anda bagikan untuk mengakses dokumen jika mereka menemukan tautan.

Izin tautan terbatas

Menggunakan Siapapun Yang Memiliki Link untuk mengizinkan siapa pun yang memilikinya untuk mengakses dokumen. Lalu di sebelah kanan, pilih Viewer, Commenter, atau Editor. Izin ini akan berlaku untuk semua orang yang mengakses dokumen menggunakan tautan.

Bagikan dengan siapa pun pengaturan izin tautan

Anda kemudian dapat menyalin tautan untuk dibagikan dengan orang lain. Kemudian, klik “Selesai.”

Bagikan dengan izin tautan siapa pun

Ubah Izin Setelah Berbagi

Baik Anda berbagi dengan orang tertentu atau sekadar membagikan tautan, Anda dapat mengubah izin yang awalnya Anda siapkan. Klik “Bagikan” di kanan atas.

Untuk orang tertentu, gunakan bagian atas jendela berbagi. Pilih kotak tarik-turun di sebelah orang yang ingin Anda ubah izinnya dan pilih setelan baru. Klik “Simpan.”

Ubah izin berbagi

Bagi siapa saja yang memiliki tautan, gunakan bagian bawah jendela berbagi. Pilih izin baru di kotak drop-down di sebelah kanan. Klik “Selesai.”

Perubahan izin diperbarui

Berhenti Berbagi Dokumen

Jika perlu, Anda dapat berhenti berbagi dokumen dengan mudah. Sekali lagi, klik “Bagikan.”

Untuk orang tertentu, buka kotak tarik-turun di sebelah kanan orang tersebut dan pilih “Hapus.”

Pilih Hapus untuk berhenti berbagi

Bagi siapa saja yang memiliki tautan, Anda dapat mengubah setelan ke Dibatasi. Kemudian pastikan untuk menghapus siapa pun dari daftar berbagi di bagian di atas yang tidak ingin Anda akses.

Ubah izin menjadi Dibatasi

Google juga menawarkan cara lain untuk berkolaborasi dengan rekan kerja. Kamu bisa gunakan komentar di Google Spreadsheet untuk berkolaborasi pada spreadsheet dan buat dokumen dan bekerja sama secara langsung di Google Chat.



Leave A Reply

Your email address will not be published.